Pēc Administratīvi teritoriālās reformas (ATR) 2021. gada 1. jūlijā izveidota Tukuma novada pašvaldības administrācija, kuras struktūrā 2021. gada 1. septembrī darbu uzsāka Lietvedības un IT nodaļa. Aicinām ieskatīties 2023. gada paveiktajos un 2024. gadā plānotajos darbos lietvedības un informācijas tehnoloģiju (IT) jomā.
Dokumentu aprite
Lietvedības un IT nodaļa nodrošina domes, komiteju, domes komisiju lēmuma projektu apstrādi, lēmumu tehnisko un atvasinājumu sagatavošanu, sēžu protokolēšanu. 2023. gadā sasauktas 26 Tukuma novada domes sēdes: kārtējās sēdes – 12, ārkārtas sēdes – 9, pastāvīgo komiteju sēdes – 60, sagatavoti 805 lēmumi un to atvasinājumi. No 2023. gada domes sēžu dokumentu aprite notiek elektroniskā formā.
Uzsākts darbs pie domes komisiju dokumentu elektronizācijas. Līdz gada beigām no 25 domes izveidotajām komisijām elektroniskā dokumentu aprite norit 23 komisijās. 2023. gadā notikušas 197 komisiju sēdes.
2023. gadā Pašvaldības administrācijā reģistrēti 10 411 saņemtie dokumenti, nosūtītie – 7326 (t.sk. 1354 izziņas), 6481 – grāmatvedību attaisnojošie dokumenti, 1284 līgumi un 392 vienošanās pie līgumiem. Visi dokumenti tiek digitalizēti un ikdienas darbam tiek izmantoti elektroniskā formā dokumentu vadības sistēmā “Lietvaris”.
Sistēma ļauj padarīt dokumentu apriti pašvaldībā efektīvāku, izslēdz dublējošu funkciju veikšanu un ļauj apstrādāt dokumentus ātrāk un kvalitatīvāk. Rezultātā tiek paaugstināta pašvaldības darba kvalitāte un samazinātas izmaksas.
Centralizēta pašvaldības iestāžu IT joma
Lai nodrošinātu vienotu pieeju IT jomas attīstībai Tukuma novada iestādēs, tika uzsākts darbs pie datortehnikas, biroja tehnikas un amata vietu apzināšanas Tukuma novada pašvaldības iestādēs.
Veicot pašvaldības iestāžu IT jomas auditu, 2022. gada vidū izkristalizējās risku un problēmu situācijas. Pēc audita secināts, ka ATR rezultātā apvienotajos novados situācija IT jomā bija būtiski atšķirīga, kā arī ļoti atšķirīgas bija situācijas iestādēs. Pēc ilgām diskusijām tika pieņemts lēmums no 2022. gada 1. decembra centralizēt visu pašvaldības iestāžu IT jomu.
Izvērtējot izglītības iestādēs informācijas tehnoloģijas vienību skaitu, izglītojamo un darbinieku skaitu pēc teritoriāla principa, izglītības iestādes tika sadalītas sešos apkalpošanas objektos (nosakot apkalpot vienam datoru sistēmu tehniķim vairākas izglītības iestādes). Savukārt novada pašvaldības iestādes apkalpo trīs IT speciālisti, Tukuma muzeju un Tukuma bibliotēku – datoru sistēmu tehniķis. Ieviešot šo modeli, pastāvēja risks nenokomplektēt štatus izglītības iestādēs ar kvalificētiem datoru sistēmu tehniķiem un IT speciālistiem. Pēc intensīviem speciālistu meklējumiem izdevās nokomplektēt izveidotās amata vietas.
Izglītības iestādēs galvenā prioritāte – interneta pieslēgumu un datortīklu sakārtošana
Pēc centralizācijas uzsākts padziļināts iestāžu iekšējo, ārējo tīklu un informācijas tehnoloģiju audits, lai izvērtētu esošo situāciju un plānotu IT jomas attīstību trīs gadu griezumā. Konstatēts, ka no 39 izglītības iestādēm septiņām ir nodrošināti atbilstoši iekšējie, ārējie tīkli. Pilnībā iekšējais tīkls jāpārbūvē 19 izglītības iestādēs, 13 iestādēs nepieciešama iekšējo tīklu pilnveide vai jāatjauno tīkla iekārtas. Izvērtēts datoru, biroja tehnikas nolietojums un jaunu informācijas tehnoloģiju nepieciešamība izglītības iestādēs.
Par prioritāti izglītības iestādēs tika noteikta iekšējo un ārējo tīklu (internets) sakārtošana. Visās izglītības iestādēs tika auditēts interneta pieslēguma ātrums, pēc iespējas un nepieciešamības tas palielināts, mainīti interneta piegādātāji, lai nodrošinātu kvalitatīvāku pieslēgumu. Iespēju robežās izmantots optiskās dzīslas interneta pieslēgums, nodrošinot ātrāku un stabilāku internetu. 2023. gadā piecām izglītības iestādēm pilnībā pārbūvēts iekšējais tīkls, atjaunots tehniskais aprīkojums un izveidota jauna datortīkla kabeļu infrastruktūra. Lai sakārtotu iekšējos tīklus, izglītības iestādēs iegādātas 340 dažādas “Mikrotik” iekārtas, ar kuru palīdzību tiek nodrošināta stabila un kvalitatīva sistēmu darbība.
Izglītības iestādēs veikts datortehnikas tehnoloģiskais atjaunojums, iegādājoties 35 portatīvos datorus, 90 stacionāros datorus un 90 monitorus. Tehniski novecojusī datortehnika aizstāta ar jaunu. Turklāt izglītības procesa modernizācijai iegādātas akadēmiskās “Microsoft Office” licences – 550 administrācijas un 9750 lietotājiem. Iegādāti 33 interaktīvie ekrāni, nomainot nokalpojušos projektorus. Inovatīvie ekrāni ir kļuvuši par nenovērtējamu palīgu skolotājiem, ļaujot elastīgāk un efektīvāk organizēt mācību stundas.
Iegādājoties datorus, ņemtas vērā budžeta iespējas, tomēr pastāvēja vajadzība pēc plašāka datortehnikas atjaunojuma izglītības iestādēs. Lai optimizētu esošo datoru veiktspēju un paildzinātu to darbības laiku, pieņemts stratēģisks lēmums – uzlabot datorus, ievietojot tiem SSD cietos diskus un palielinot operatīvo atmiņu. Šie pasākumi bija mērķtiecīga un izmaksu ziņā efektīva pieeja, kas ļāva maksimāli izmantot pieejamos finansiālos resursus, vienlaikus nodrošinot augstāku tehnoloģisko standartu.
Tukuma novada pašvaldība iesaistījās Izglītības un zinātnes ministrijas Eiropas Savienības fonda specifiskā atbalsta mērķa “Atveseļošanas pasākumi izglītības un pētniecības nozarē” pasākuma “Izglītības iestāžu digitalizācija” projekta “Izglītības iestāžu digitalizācija 7.–9. klasēm” realizēšanā. Projekta rezultātā 2023. gadā piegādāti 1717 “Chromebook” portatīvie datori. Sadarbībā ar Tukuma novada Izglītības pārvaldi saņemtie portatīvie datori sadalīti izglītības iestādēm, un datoru sistēmu tehniķi nodrošināja tehnisko atbalstu. Lai nodrošinātu portatīvo datoru darbību, papildus no pašvaldības budžeta iegādāti 28 datoru uzlādes skapji.
2024. gadā plānots turpināt iekšējo un ārējo tīklu (internets) sakārtošanu vidusskolās un pamatskolās, noteikt to kā prioritāti, lai nodrošinātu mācību procesu un eksāmenu norisi. Izglītības un zinātnes ministrija plāno eksāmenu un pārbaudes darbu norisi tiešsaistē (online); lai to nodrošinātu, nepieciešams ātrs un stabils iekšējais un ārējais tīkls. Budžeta ietvaros mērķis ir nomainīt projektorus pret interaktīviem ekrāniem, novecojušo datortehniku pret jaunām iekārtām.
Ieviesti vairāki IT risinājumi
Tukuma novada pašvaldība attīsta IT vidi, lai modernizētu pašvaldības procesus un ieviestu digitālo pakalpojumu transformāciju. Šie procesi nodrošina būtisku finanšu un administratīvo resursu ietaupījumu. 2023. gadā liela loma bija elektronisko dokumentu aprites izaugsmei pašvaldībā. Nodrošināta elektronisko dokumentu aprite: lietvedībā, personāla un grāmatvedības dokumentu apritē (saskaņošana, apstiprināšana, parakstīšana, reģistrēšana, nosūtīšana). Informācijas sistēmas tiek izmantotas Ukrainas civiliedzīvotāju datu apstrādē, kā arī iepriekšējā periodā energoatbalsta pasākuma realizācijā ļāva ekonomēt iedzīvotāju un pašvaldības darbinieku laiku pieteikumu ievadē un tālākā apstrādē. Izmantojot e-pakalpojumu portālā www.ePakalpojums.lv, iespējams pieteikt bērnus pirmsskolas izglītības iestāžu rindā. Procesa modernizācijas rezultātā iespējams veikt tiešsaistes rindas administrēšanu, savukārt ieteicējam – sekot rindas virzībai. Nodrošināta nekustamā īpašuma maksāšanas paziņojumu elektroniskā aprite ar precīzu saņemto nekustamā īpašuma maksājumu apstrādi. Minētie ir tikai daži IT risinājumi pašvaldības darba efektivitātes pilnveidē un birokrātijas mazināšanā, lai atvieglotu pašvaldības iekšējos un starpiestāžu sadarbības procesus, nodrošinot integrētus risinājumus pašvaldības funkcijām.
Turpmākie plāni IT jomas uzlabošanai
Izvērtējot Ministru kabineta noteikumus par kārtību, kādā iestādes ievieto informāciju internetā, nepieciešams apzināt tehnoloģisko nodrošinājumu un tā izmaksas ar mērķi izveidot vienotu pašvaldības iestāžu tīmekļvietņu struktūru, satura blokus un struktūras elementus, kuri redzami visās tīmekļvietnēs. Mājaslapu strukturizēšana lietotājiem atvieglotu informācijas meklēšanu tīmekļvietnē un nodrošinātu efektīvu resursu izlietojumu tīmekļvietņu pārvaldībā.
2024. gadā pašvaldībā plānots paplašināt un attīstīt vienotu videonovērošanas sistēmu ar fokusu uz esošo centralizēto dispečeru dienestu un mākslīgā intelekta integrāciju, lai atpazītu aizdomīgas notikumu situācijas. Videonovērošanas koncepcijas mērķis ir uzlabot drošību Tukuma novada teritorijā, īpašu uzmanību pievēršot grūti kontrolējamām teritorijām, mācību iestādēm un sabiedriskām ēkām. Videonovērošanas sistēmas paplašināšanu un attīstību paredzēts realizēt pa posmiem, pakāpeniski apvienojot un papildinot videonovērošanas un datu pārraides tīklus visā Tukuma novada teritorijā, atbilstoši piešķirtajam finansējumam.
2024. gada izaicinājums – atrast tehnoloģisko risinājumu un nodrošināt pašvaldības administratīvo teritoriju iedzīvotāju līdzdalību budžeta izdevumu veidošanā, ko nosaka Pašvaldību likums (spēkā no 2023. gada 1. janvāra).
Valsts un pašvaldības vienotā klientu apkalpošanas centra (VPVKAC) darbība
Tukuma pilsētas VPVKAC sniedz telefonijas atbalstu portālā www.latvija.lv, un klientu apkalpošanas speciālistes klātienē sniedz četrus Valsts ieņēmumu dienesta pakalpojumus. 2023. gadā Tukuma novada VPVKAC kopumā sniegti un sistēmā pakalpojumucentri.lv reģistrēti 3110 pakalpojumi, no tiem 10 – Covid-19 sertifikāti, 2 – Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūras pakalpojumi, 1418 – klātienes valsts pakalpojumi, 1053 – klātienes Valsts ieņēmumu dienesta pakalpojumi, 632 – portāla www.latvija.lv konsultācijas par 19 iestāžu pakalpojumiem.
Iespēja saņemt attālinātas un personalizētas videokonsultācijas
No pagājušā gada Tukuma novada pašvaldība iesaistījusies Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas īstenotajā projektā “Attālinātais ierēdnis”, kurā var saņemt attālinātas un personalizētas videokonsultācijas no Valsts ieņēmumu dienesta (VID). VID “Attālinātā ierēdņa” ietvaros sniedz konsultācijas fiziskai personai par kapitāla pieaugumu situācijās, kad tiek atsavināts personīgais nekustamais īpašums. Šī videokonsultācija jeb videosaruna interesentam jāpiesaka Tukuma VPVKAC, iepriekš elektroniski sazinoties tukums@pakalpojumucentri.lv vai telefoniski +371 66954854, vai klātienē Talsu ielā 4, Tukumā, un pēc tam uz centru jau jādodas, lai video formātā tiktos ar attiecīgo ierēdni. Līdzi jāņem personu apliecinošs dokuments un visi ar viņa jautājumu saistītie dokumenti, lai tos izskatītu kopā ar VID speciālistu. VPVKAC darbinieks nodrošinās sazināšanos ar iestādes speciālistu tiešsaistē un paskaidros visas tehniskās nianses. Jāņem vērā, ka šādas konsultācijas tiek nodrošinātas ne visās darbdienās.
Aicinām izveidot e-adresi
Lai uzlabotu saziņu ar iedzīvotājiem, Tukuma novada pašvaldība aicina izveidot e-adresi jeb oficiālo elektronisko adresi. E-adrese ir digitālā pastkastīte ērtākai, vienotai un drošai saziņai ar valsts un pašvaldību iestādēm. E-adrese arī kalpo kā vienota saziņas platforma visām valsts un pašvaldību iestādēm un dod iespēju izsekot iesnieguma virzību.
Izveidojot e-adresi, lietotājs tajā saņems visas tās ziņas no valsts un pašvaldību iestādēm, kuras agrāk tika nosūtītas pa pastu uz norādīto deklarēto dzīvesvietas adresi. Izveidojot e-adresi, jums ir iespēja norādīt e-pasta adresi, uz kuru tiks sūtīta informācija par saņemtajiem ziņojumiem.
Sazināties e-adresē iespējams ar visām iestādēm, kas iekļautas Uzņēmumu reģistra Publisko personu un iestāžu sarakstā. Tās ir gan valsts iestādes, gan pašvaldības, pašvaldību iestādes un pašvaldību kapitālsabiedrības, piemēram, izglītības iestādes, bāriņtiesa, sociālais dienests, kā arī prokuratūra, tiesu iestādes, maksātnespējas administratori, zvērināti tiesu izpildītāji, zvērināti notāri u.c.
No e-adreses nevar sūtīt vēstules citiem iedzīvotājiem vai uzņēmumiem, ja vien tiem nav uzticēta valsts pārvaldes funkcija.
E-adreses izveidošana un lietošana ir bez maksas. Svarīgi, lai būtu pieejami nepieciešamie identifikācijas līdzekļi, ar kuriem e-adresei var piekļūt: personas apliecība (eID karte) ar aktīvu elektronisko parakstu, mobilā lietotne eParaksts mobile vai eParaksts karte juridiskām personām.
